Titre du poste: Assistant(e) aux opérations, PIFD0
Grade: GS7
Poste N°: 50001331
Référence: ADB/21/063
Date de publication: 20-avr-2021
Date de clôture: 15-mai-2021
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social sur l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (les Cinq grandes priorités – High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence, Secteur privé, infrastructure et industrialisation est au cœur de la mission de la Banque consistant à développer le secteur privé, à améliorer les infrastructures et à accélérer l’industrialisation. Ses principales fonctions sont les suivantes : i) renforcer l’environnement propice au développement du secteur privé [et du secteur financier] pour une croissance inclusive et un développement durable; ii) soutenir le développement d’infrastructures fiables et durables, y compris les villes et le développement urbain; iii) donner une nouvelle impulsion à la performance industrielle et commerciale pour la transformation structurelle en Afrique. Le Complexe met à contribution les connaissances, le cofinancement et les partenariats pour attirer les capitaux privés et collaborer avec les gouvernements pour mettre en œuvre le programme de développement de la Banque.
LE DEPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Le rôle principal du Département du développement du secteur financier (PIFD) est d’aider les pays membres régionaux (PMR) à accroître la portée, la profondeur et l’étendue de leurs systèmes financiers, tout en préservant leur stabilité financière. Le Département a quatre objectifs à long terme, à savoir : i) le développement d’un secteur financier dynamique grâce à un accès inclusif de tous les ménages et de toutes les entreprises aux services financiers ; ii) le renforcement des capacités des acteurs du secteur financier ; iii) le développement de marchés de capitaux efficaces ; et iv) le renforcement de l’intégration financière régionale.
De concert avec les autres départements du Complexe du secteur privé, de l’infrastructure et de l’industrialisation, le Département est chargé de la mise en œuvre de la Politique et stratégie de développement du secteur financier du Groupe de la Banque en vue de parvenir à la mise en place de systèmes financiers dynamiques, innovants, robustes et compétitifs aux niveaux national et régional, ainsi que dans les secteurs public et privé au sein des PMR. Le Département joue un rôle transversal au niveau des cinq priorités stratégiques de la Banque, appliquant sa boîte à outils pour l’approfondissement et l’accès financier à l’agenda des High 5. Fondamentalement, l’extensibilité et l’élan politique inhérents à l’agenda des High 5 créent une opportunité importante d’accroître la pertinence de l’ensemble des compétences de base au cœur du développement du secteur financier, à savoir : des instruments de financement et des cadres d’exécution flexibles pour l’inclusion financière, une mobilisation intelligente des ressources et le développement des marchés de capitaux. Le Département s’appuie sur des partenariats pour réaliser un plus grand impact en termes de développement du secteur financier
LE POSTE :
Sous la supervision du Directeur du Département du développement du secteur financier, l’Assistant(e) aux opérations contribuera aux activités de l’unité organisationnelle en accomplissant diverses tâches qui lui sont assignées, notamment :
- Assurer le soutien, le suivi des transactions de PIFD
- Assister le Task Manager et les Divisions Manager dans l’exécution/mise en œuvre des plans de travail en accord avec la stratégie départementale
- Soutenir le directeur et le personnel du Front Office dans la préparation des documents de planification et de rapport, en s’appuyant sur les informations conservées dans les bases de données.
- Analyser les données de supervision, surveiller l’état des décaissements et organiser des actions de suivi et de rapport, ainsi que surveiller les annulations de projets, les procédures de radiation et le respect des politiques.
- Aider à la préparation et au suivi du budget administratif du département, des programmes de travail, des calendriers des missions et des mouvements de personnel, et participer à l’identification des besoins en ressources et des sources de financement.
- Fournir des rapports d’analyse budgétaire au coordinateur du budget du complexe et au directeur.
- Préparer et, au besoin, rassembler des informations et des documents pertinents pour le superviseur concernant les questions discutées ou traitées par le directeur.
- Identifier et résoudre de manière proactive les problèmes et les porter au niveau approprié en consultation avec le directeur ;
- Rassembler, analyser et traiter les contributions des divisions et de l’écosystème de la Banque pour préparer le budget annuel conformément aux procédures de la Banque.
Fonctions et responsabilités
Gestion du flux de travail
- Concevoir et maintenir des systèmes efficaces ;
- Assurer le suivi des documents ;
- Gérer la correspondance entrante, notamment les courriels, les télécopies et le courrier général ;
- Rédiger la correspondance de routine pour examen par le directeur.
Administration du bureau
- Organiser et assister à des réunions, des rendez-vous, des déjeuners et des événements et s’assurer que le personnel concerné et la direction sont bien préparés ;
- Participer à la préparation et au suivi des budgets annuels et semestriels en rassemblant et en saisissant les données dans le logiciel interne approprié ;
- Fournir un soutien logistique pour les réunions du personnel, les formations et autres événements ;
- Fournir un soutien général aux autres membres de l’équipe administrative en leur absence ;
- Gérer les archives du département, tant physiques qu’électroniques, conformément aux processus et directives de la Banque ;
- Produire des documents, des documents d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations et aider à la programmation des activités opérationnelles.
Gestion des ressources
- Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP ;
- Assister la direction du département dans les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la direction ;
- Participer à la préparation de l’examen annuel et semestriel du budget en rassemblant et en contrôlant les données ;
- Soutenir l’organisation et la coordination des réunions au sein de la vice-présidence, dans l’ensemble de la Banque et avec les clients et partenaires externes ;
- Servir de source d’information sur l’état d’avancement des projets ;
- Proposer des moyens d’améliorer l’organisation et l’efficacité du travail.
Travail analytique
- Participer à l’examen de la documentation pour s’assurer de sa conformité avec les directives de la Banque.
- Préparer le tableau de bord administratif pour le suivi de la direction.
- Se tenir au courant de l’état et de l’avancement des engagements des divisions/départements vis-à-vis des clients internes et externes ;
- Aider la Direction et les auditeurs internes et externes à effectuer des examens périodiques des contrôles internes sur le portefeuille de données administratives et mettre en œuvre des mesures pour renforcer les contrôles internes lorsque des faiblesses sont identifiées et s’assurer que les changements convenus ont été pleinement mis en œuvre.
- Aider à préparer des documents de communication et de présentation en rédigeant des mémos, des feuilles de calcul, des présentations et effectuer des analyses de premier niveau sur les initiatives PIFD.
- Effectuer des recherches ad hoc dans des bases de données standard et non standard, récupérer, manipuler et présenter des données et préparer des documents de présentation.
- Effectuer toute autre tâche raisonnablement demandée par la direction.
Critères de sélection
- Titulaire d’au moins une Licence en administration des affaires, gestion, finance, économie ou dans d’autres disciplines pertinentes.
- Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente dans la formulation et la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi que dans l’analyse financière et économique de projets et de programmes d’infrastructure ;
Compétences comportementales :
- Avoir des compétences en communication et démontrer une sensibilité interculturelle.
- Pouvoir travailler en équipe.
- Avoir des compétences en matière d’orientation client.
- Avoir des compétences interpersonnelles.
- Faire preuve de tact.
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