Intitulé du poste : Assistant/e à la Supply Chain
Grade : GS 5
Type de contrat : FT / Fixed Term (Contrat à durée déterminée)
Unité/Division : Supply Chain
Durée du contrat : 1 an renouvelable
Lieu : Dakar, République du Sénégal
Date limite : 31 mai 2021
Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
Qu’allez-vous faire à ce poste ?
A ce poste, vous aurez à assurer la gestion administrative de l’unité supply chain.
Mettre en œuvre des procédures et des activités normalisées d’appui logistique/d’approvisionnement de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d’exécution.
Pourquoi travailler avec nous ?
Au Sénégal, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) travaille à renforcer la résilience des communautés rurales au changement climatique et à permettre aux petits agriculteurs -les femmes en particulier – de gagner leur vie sur leurs terres. Le PAM cible les régions les plus pauvres, intégrant ses activités pour renforcer la résilience, avec son programme phare d’alimentation scolaire locale qui sert de point d’entrée principal pour une série de programmes de nutrition, de réduction des risques de catastrophe et d’approvisionnement local mis en œuvre dans les mêmes localités pour maximiser l’impact de l’intervention.
✅ Apportez votre créativité et votre sens de l’innovation à l’organisation. Vous en aurez besoin pour faire le travail partout et selon les besoins.
✅Faire partie d’une communauté mondiale, diversifiée et multiculturelle comme la nôtre, vous exposera en permanence à de nouvelles idées et perspectives. Nous nous soucions vraiment les uns des autres et sommes portés par le travail d’équipe.
✅Nos collaborateurs peuvent travailler au-delà de leurs attentes dans des situations réelles, s’enrichir d’un travail véritablement significatif, révéler leur potentiel et être acteurs de leur développement !
Qu’est-ce qui est attendu de vous ?
Sous la supervision directe du chef de l’unité Supply Chain, vous aurez à effectuer les tâches ci-après, à :
- Effectuer des activités administratives d’achat en temps voulu et de manière efficiente afin d’aider les administrateurs à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener les opérations sur le terrain avec efficacité.
- Regrouper les données, établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite des programmes d’achat et des activités opérationnelles (émission des appels d’offres, évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, par exemple) en veillant au respect des procédures standard.
- Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d’achat, en s’assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l’acquisition des biens et des services.
- Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en œuvre des mesures de suivi pour s’assurer que les produits parviennent jusqu’au Siège et jusqu’aux opérations sur le terrain.
- Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s’assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d’établissement des rapports.
- Aider à la réalisation des opérations et des activités d’appui logistique en respectant les procédures standard et en facilitant, directement ou indirectement, la fourniture de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.
- Aider à gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l’évaluation de la performance.
- Répondre à diverses questions techniques et demandes d’aide en respectant les procédures standard et en cherchant conseil si nécessaire pour traiter rapidement et précisément toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
- Appuyer les analyses de la filière d’approvisionnement opérationnelle, les évaluations et la planification opérationnelle pour toutes les modalités d’exécution.
- Collecter des données et les regrouper, établir des rapports ou contribuer à leur établissement (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, clôture financière, inventaire physique ou rapport sur la performance des transports, par exemple) et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
Pour cette mission, vous devrez avoir ;
Diplôme de fin d’études secondaires de préférence complétés par des cours de formation technique ou universitaire dans un domaine lié aux activités de logistique/transport/achats.
Au moins trois (03) années ou plus d’expérience dans des postes ayant des rapports avec le travail des secteurs transports et auxiliaires ( port des opérations, d’expéditions, de dédouanement, d’opérations aériennes, gestion de transport et de distribution par rail/route à grande échelle) ou encore dans le secteur de l’approvisionnement.
Des connaissances de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs, y compris le traitement de texte, tableur et autres logiciels.
La capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention
La maitrise du Français aussi bien parlé qu’écrit. La connaissance de l’anglais et du Wolof est un atout.
Une très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet).
Termes et Conditions
Le PAM s’est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n’est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l’Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.
Le PAM n’a aucune tolérance à l’égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.
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