Titre du poste: Assistant d’équipe, AHAI.1
Grade: GS5
Poste N°: 50001018
Référence: ADB/21/068
Date de publication: 05-mai-2021
Date de clôture: 04-juin-2021
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, Cinq grandes priorités (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définies, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée de l’agriculture, du développement humain et social est un complexe sectoriel axé sur les objectifs prioritaires « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » des High 5 de la Stratégie décennale de la Banque. Le Complexe vise à : i) élaborer la politique et la stratégie dans ce domaine ; ii) fournir une solide expertise sectorielle aux régions, en constituant une réserve de personnes expérimentées pouvant être consultées pour leur expertise sur les transactions complexes ; iii) mettre au point de nouveaux instruments de financement ; iv) servir de porte-parole de la Banque en la représentant auprès des parties prenantes externes et en intervenant sur les aspects de l’objectif prioritaire « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ».
LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Département de l’agriculture et de l’agro-industrie appuie la mise en œuvre de la stratégie dénommée « Nourrir l’Afrique : Stratégie pour la transformation de l’agriculture en Afrique (2016-2025) ». Cette stratégie vise à éliminer la faim et la pauvreté en milieu rural au cours de la prochaine décennie grâce à l’autosuffisance alimentaire dans dix-huit (18) chaînes de valeur de produits de base prioritaires propres aux zones agroécologiques du continent. La réalisation des objectifs énoncés dans la stratégie requiert une productivité accrue, une valeur ajoutée, l’investissement dans les infrastructures, un environnement favorable à l’agro-industrie, des flux de capitaux agricoles, ainsi que l’inclusion, la durabilité et une nutrition efficace. Le Département pilote les efforts de transformation des systèmes agricoles africains pour accroître la compétitivité, l’inclusivité et la durabilité, et renforcer la création d’emplois et la réduction de la pauvreté.
LE POSTE :
Sous la supervision générale du Chef de la Division du développement agro-industriel (AHAI.1), l’assistant d’équipe jouera un rôle de soutien administratif en ce qui concerne la coordination et la mise en œuvre des activités de la division. Il devra également jouer le rôle de chef de file dans la mise au point et l’entretien de tous les systèmes de gestion de l’information et des bases de données (comme SAP) nécessaires à une gestion efficace axée sur les résultats. L’assistant d’équipe produira des informations et des rapports sur l’état d’avancement, les réalisations et les résultats des projets financés par AHAI.1 et par le département AHAI dans son ensemble. Il supervisera la bonne marche des activités d’appui et des systèmes y afférents en assurant l’organisation et la coordination du flux de travail et en examinant le traitement et l’exécution d’une variété d’opérations de comptabilité et de gestion des ressources. Le/la titulaire du poste devra assumer, entre autres, les tâches et responsabilités spécifiques ci-après :
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision directe du Chef de la Division du développement agro-industriel (AHAI.1), l’assistant d’équipe devra également assumer les fonctions suivantes :
Administration du bureau :
- Organiser (y compris la génération de liens de réunions virtuelles, etc.) et assister à de multiples réunions, rendez-vous et événements pour s’assurer que les membres de la direction sont bien préparés.
- Gérer les formalités de voyage, l’obtention des visas et de l’hébergement ; effectuer de temps en temps des voyages avec les cadres de direction pour leur fournir des services d’assistance générale.
- Créer et préparer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les documents relatifs aux voyages du personnel, les documents relatifs aux absences du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absence excusée et congé de maternité) ainsi que les données statistiques sur le personnel, si nécessaire ;
- Établir dans DACON des contrats pour le recrutement de consultants.
Gestion des flux de travail :
- Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
- Assurer le contrôle et le suivi des documents ; gérer les courriers électroniques, les télécopies et le courrier général entrants.
Gestion des ressources :
- Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.
- Apporter son assistance à la direction dans la gestion des questions liées aux ressources, notamment celle du budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes identifiés à l’attention de la direction.
- Participer à la préparation de l’examen annuel et semestriel du budget, en procédant à la saisie des données, ainsi qu’au suivi des activités y afférentes.
Travail d’analyse :
- Produire les documents, les notes d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.
- Prendre des notes lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis.
- Aider, le cas échéant, à la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié, en saisissant les informations relatives aux projets et en produisant les différents rapports sur l’état d’avancement des opérations, notamment en ce qui concerne les DSP, les projets en cours, les revues de portefeuille, etc.
Résolution de problèmes :
- Apporter des réponses aux préoccupations, portant sur les aspects opérationnels, soulevées par les administrateurs, travailler en liaison avec les pays membres régionaux et d’autres membres du personnel, assurer la coordination avec les membres de la direction et les partenaires et travailler en collaboration avec d’autres assistants aux opérations, secrétaires et groupes dans différents endroits.
- Effectuer des recherches de base dans son domaine de compétence et présenter les résultats obtenus de manière logique.
- Effectuer toute autre tâche qui lui serait raisonnablement confiée par la direction.
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