Titre du poste: Assistant d’équipe, AHHD
Grade: GS5
Poste N°: 50001204
Référence: ADB/21/019
Date de publication: 04-Feb-2021
Date de clôture: 06-mar-2021
Lieu d’affectation: Abidjan, Côte d’Ivoire
Objectifs
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, Cinq grandes priorités (High 5) dans lesquelles les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définies, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence chargée de l’agriculture, du développement humain et social est un complexe sectoriel axé sur les objectifs prioritaires « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » des High 5 de la Stratégie décennale de la Banque. Le Complexe vise à : i) élaborer la politique et la stratégie dans ce domaine ; ii) fournir une solide expertise sectorielle aux régions, en constituant une réserve de personnes expérimentées pouvant être consultées pour leur expertise sur les transactions complexes ; iii) mettre au point de nouveaux instruments de financement ; iv) servir de porte-parole de la Banque en la représentant auprès des parties prenantes externes et en intervenant sur les aspects de l’objectif prioritaire « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines ».
LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Département du capital humain, de la jeunesse et du développement des compétences, qui fait partie de la Vice-présidence de l’agriculture et du développement humain et social assure la coordination des actions menées en vue de la réalisation de l’objectif « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » et contribue à la réalisation des autres objectifs des High 5. Le Département comporte deux divisions, à savoir i) la Division de l’éducation, du capital humain et de l’emploi (AHHD.1) qui met l’accent sur l’intensification de l’appui de la Banque en faveur de l’éducation supérieure, du développement des compétences et ii) la Division de la santé publique, de la sécurité et de la nutrition (AHHD.2) dont l’action porte essentiellement sur le renforcement des systèmes de santé, de protection sociale et de nutrition pour le bien-être des populations. Le Département abrite également divers initiatives et fonds fiduciaires pertinents.
La Division de l’éducation, du capital humain et de l’emploi se consacre au développement du capital humain, à la formation professionnelle, à la création d’emplois, à l’autonomisation et à la réduction de la pauvreté pour une qualité de vie et des moyens de subsistance améliorés et durables. Elle est chargée de :
- Diriger les efforts de développement et de promotion des travaux d’ordre politique et stratégique de la Banque afin que les opérations identifiées, élaborées et exécutées par les pôles régionaux puissent contribuer à la mise en œuvre effective des politiques et stratégies sectorielles pertinentes de la Banque ;
- Proposer une assistance technique ou des services consultatifs et fournir une expertise aux plateformes régionales en générant des connaissances pertinentes et en constituant une réserve de personnes expérimentées pouvant être consultées sur les questions techniques liées aux transactions complexes (communautés de pratique) ;
- Promouvoir le développement de partenariats stratégiques avec des acteurs régionaux et mondiaux afin de mobiliser des ressources dans les secteurs du développement humain et social ; Contribuer directement aux activités des divers fonds fiduciaires et initiatives hébergés par le Département du capital humain, de la jeunesse et du développement des compétences, et fournir l’expertise nécessaire pour renforcer le rôle du vice-président en tant que porte-parole de la Banque auprès des auditoires externes ; et
- Veiller à la cohérence des activités de la Banque dans le domaine du développement humain et social dans toutes les régions.
LE POSTE :
Sous la supervision générale du Chef de la Division de l’éducation, du capital humain et de l’emploi (AHHD.1), l’assistant d’équipe jouera un rôle de soutien administratif en ce qui concerne la coordination et la mise en œuvre des activités de l’unité. Il veillera à la création et à l’entretien de tous les systèmes de gestion de l’information et des bases de données (comme SAP) nécessaires à une gestion efficace axée sur les résultats. Il produira des informations et des rapports sur l’état d’avancement, les réalisations et les résultats des projets financés par AHHD.1 et par AHHD dans son ensemble. Il supervisera la bonne marche des activités d’appui et des systèmes y afférents en assurant l’organisation et la coordination du flux de travail et en examinant le traitement et l’exécution d’une variété d’opérations de comptabilité et de gestion des ressources.
Fonctions et responsabilités
Sous la supervision directe du Chef de la Division AHHD.1, l’assistant d’équipe devra également assumer les fonctions suivantes :
Administration du bureau :
- Organiser (y compris la génération de liens de réunions virtuelles, etc.) et assister à de multiples réunions, rendez-vous et événements pour s’assurer que les membres de la Direction sont bien préparés.
- Gérer les formalités de voyage, l’obtention des visas et de l’hébergement ; effectuer de temps en temps des voyages avec les cadres de Direction pour apporter une assistance générale.
- Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les documents relatifs aux voyages du personnel, les documents relatifs aux absences du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absence excusée et congé de maternité) ainsi que les données statistiques sur le personnel, si nécessaire.
- Établir dans DACON des contrats pour le recrutement de consultants.
Gestion des flux de travail :
- Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
- Assurer le contrôle et le suivi des documents ; gérer les courriers électroniques, les télécopies et le courrier général entrants.
Gestion des ressources :
- Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.
- Aider la Direction dans les questions liées aux ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la Direction.
- Participer à la préparation de l’examen annuel et semestriel du budget en apportant des données et en assurant le suivi.
Activités d’analyse :
- Produire les documents, les notes d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.
- Prendre note lors des réunions, rédiger les correspondances et élaborer les procès-verbaux tels que requis.
- Aider, le cas échéant, dans la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié, en saisissant les informations relatives aux projets et en produisant les différents rapports sur l’état d’avancement, notamment sur les DSP, les projets en cours, les revues de portefeuille, etc.
Résolution de problèmes :
- Apporter des réponses aux préoccupations concernant les questions opérationnelles soulevées par les administrateurs, se concerter avec les pays membres régionaux et d’autres membres du personnel, assurer la coordination avec les membres de la Direction et les partenaires et œuvrer avec d’autres assistants aux opérations, secrétaires et groupes dans différents endroits.
- Effectuer des recherches de base dans son domaine de compétence et en présenter les résultats de manière logique.
- Effectuer toute autre tâche qui lui serait raisonnablement confiée par la Direction.
Critères de sélection
- Être titulaire d’au moins une Licence ou d’un diplôme équivalent en Administration des Affaires, Commerce, Gestion ou dans une discipline connexe, de préférence avec une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau (BTS ou DUT).
- Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins quatre (4) ans dans la gestion de projets, la préparation de programmes de travail et de budgets, et la gestion de l’information.
- Avoir une bonne compréhension des fonctions, de l’organisation et des procédures de la Banque ; faire preuve de leadership ; démontrer de solides capacités de recherche et de résolution de problèmes.
- Avoir une bonne maîtrise des tâches de secrétariat et des fonctions administratives.
- Être doté d’un excellent sens de l’organisation, d’une bonne capacité à établir des priorités dans son propre programme de travail, et d’exécuter les tâches en temps opportun et de manière efficace.
- Avoir de bonnes aptitudes en relations interpersonnelles, être capable d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel.
- Être capable de communiquer efficacement, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Savoir utiliser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP ou tout autre système de gestion de documents intégré).
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