Secteur parent: Bureau extérieur
Lieu d’affectation: Jakarta
Famille d’emplois: éducation
Type de contrat: Non personnel
Niveau: niveau 2
Durée du contrat: De 1 à 6 mois
Recrutement ouvert à: Candidats externes
Date limite de candidature (minuit, heure de Paris): 04-mai-2021
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
I. Termes de référence
Sous l’autorité du Directeur du Bureau de l’UNESCO à Jakarta et sous la supervision directe du Chef de l’Unité de l’éducation, le / la titulaire exercera les fonctions d’assistant de projet du Bureau de l’UNESCO à Jakarta pour «Post-projet du cycle 3 d’éducation de base pour les mathématiques et La science au Timor-Leste: réponse de l’éducation au COVID-19 pour faire progresser le système national de radiodiffusion éducative afin d’assurer la continuité de l’apprentissage dans l’éducation scientifique de base pour tous au Timor-Leste ». Le / la titulaire entreprendra les tâches suivantes:
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1. Suivre et rendre compte des activités du projet; préparer des évaluations de projets en examinant les données / informations budgétaires des initiatives actuelles ou passées. Répondre aux demandes de renseignements; suivre le budget des projets dans le cadre des projets assignés conformément aux exigences du programme et du budget et aux règlements financiers; alerter le (s) superviseur (s) des erreurs / omissions / écarts constatés et entreprendre des actions correctives. Rassembler des informations et rédiger des mises à jour budgétaires / financières régulières et ad hoc, des rapports, des statistiques et / ou des projections pour le suivi financier et la clôture du projet pour utilisation et examen par la direction / le personnel ainsi que les donateurs.
2. Fournir un soutien dans l’administration du projet en ce qui concerne la préparation des activités de sensibilisation, des initiatives de partenariat et des événements spéciaux en coordination avec l’équipe administrative.
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Suivre, récupérer, rechercher des fichiers, des rapports, d’autres enregistrements et des pratiques antérieures; recueillir et rassembler des informations de base; vérifier la pertinence et l’exactitude des informations; analyser et résumer les informations; identifier les éléments d’intérêt; préparer des projets de dossiers et de graphiques; assembler des documents, préparer des rapports, des présentations, des discours, etc. selon les normes et les formats. Recherchez des lieux possibles; préparer la liste des participants; rédiger des lettres d’invitation, etc. Traiter les demandes de traduction, d’impression, d’envoi de documents d’information pour les réunions statutaires; coordonner la prestation de services de traduction; remplir les formulaires et traiter les demandes de réservation pour la webdiffusion, l’enregistrement, la transcription des débats et le suivi de l’avancement.
3. En collaboration avec l’équipe administrative, répondre aux besoins d’appui administratif pour les réunions / événements / ateliers / séminaires, les voyages, le traitement des documents / la production de publications et les consultants / personnel temporaire liés à la planification et à la révision du budget et coordonner les services d’appui au bureau.
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4. Examiner les documents relatifs aux voyages, aux contrats, à l’achat de matériel et recommander des arrangements contractuels et veiller à ce que les contrats, les avenants et les obligations soient traités en temps opportun et surveiller la bonne application des procédures administratives conformément aux activités de projet approuvées, aux règles et règlements et aux obligations restantes à l’officier responsable en étroite coordination avec l’équipe administrative. Préparez des procès-verbaux et surveillez les activités de suivi.
5. Maintenir / mettre à jour la documentation et les dossiers du projet, rechercher et suivre les informations et la documentation de base; tenir à jour les fichiers / registres / sources de données électroniques et papier sur les données budgétaires, les contrats, le personnel et d’autres questions administratives; Fournir une assistance générale au bureau, recevoir, enregistrer, examiner et rédiger de la correspondance, des courriels et dactylographier une variété de rapports et de tableaux pour documenter / transmettre des informations administratives ou budgétaires; vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité de la correspondance sortante avec les normes de format de l’UNESCO; maintenir des listes de diffusion et autres listes de contacts.
6. Activités supplémentaires pouvant être nécessaires pour assurer le succès de l’équipe de travail assignée par le spécialiste de programme ou le directeur du bureau de l’UNESCO à Jakarta.
II. Les heures de travail et l’horaire de travail:
40 heures par semaine, du lundi au vendredi.
COMPÉTENCES (Core / Managerial)
Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation:
– Diplôme universitaire ou équivalent dans une discipline de développement ou en éducation;
Expérience professionnelle
-Minimum 3 ans d’expérience professionnelle;
Langues:
– Locuteur natif indonésien, parlant couramment l’anglais et l’écrit.
Autres compétences:
– Bonne capacité à travailler dans un environnement international ou multiculturel;
– Solides compétences en communication et relations interpersonnelles, ainsi que réseautage et
les compétences de négociation;
– Bonne connaissance des technologies de l’information et de la gestion;
– Connaissances informatiques (Microsoft Office, Internet).
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