Numéro de poste: CLD-279
Qualité: G-6
Secteur parent: Secteur de l’administration et de la gestion (ADM)
Lieu d’affectation: Paris
Famille d’emplois: Administration
Type de contrat: durée déterminée
Durée du contrat: 2 ans
Recrutement ouvert à: Candidats internes et externes
Date limite de candidature (minuit, heure de Paris): 21/01/2021
APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE
Le poste est situé à la Division des conférences, des langues et des documents et travaille sous l’autorité générale du Directeur et sous la supervision directe du Chef du Groupe d’appui. Il / elle sert d’assistant principal au sein de l’Unité de soutien et assume un rôle proactif et de premier plan en fournissant un soutien dans un éventail de domaines spécialisés et dans l’interprétation et l’application de règles et procédures administratives, RH et financières complexes. Il / elle peut attribuer des tâches et fournir des conseils au personnel de soutien de niveau inférieur et / ou informer et conseiller le personnel à différents niveaux sur les questions administratives. Le / la titulaire aura les tâches et responsabilités suivantes:
longue description
Responsabilités générales
- Planifier, coordonner et exécuter des fonctions de soutien administratif dans des domaines tels que les ressources humaines, les finances et le programme et budget.
- Préparer, de sa propre initiative, la correspondance, les rapports et la documentation sur les tâches administratives générales ou spécialisées, qui peuvent être de nature confidentielle;
- Fournir une interprétation et des conseils sur les processus de travail et l’application des règles et procédures administratives / RH / financières, et conseiller / aider les autres membres du personnel dans ces domaines.
- Organiser et / ou assister à des réunions sur une variété de questions administratives, faire des recommandations pour des procédures et des pratiques nouvelles ou révisées, interpréter et évaluer l’impact des changements proposés et conseiller le superviseur sur leur mise en œuvre.
- Recommander des modifications et des améliorations liées au processus et au système pour l’appui administratif et le suivi et le contrôle financiers fournis par l’Unité d’appui pour assurer son fonctionnement efficace.
- Effectuer le contrôle de la qualité de tous les documents sortants et vérifier le travail des autres membres du personnel, en veillant à l’exactitude et au respect des normes de l’UNESCO.
Responsabilités RH
- Surveiller et suivre les cas non courants ou complexes, qui peuvent être de nature confidentielle ou sensible; étudier les questions administratives et de personnel et fournir les informations nécessaires.
- Suggérer les solutions les plus appropriées et les plus solides financièrement pour l’engagement de personnel / vacataires / consultants conformément aux règles et règlements pertinents de l’UNESCO et aux dispositions de l’AIIC / AITC-UNCEB.
- Assurer la liaison avec les services centraux (HRM, BFM, OPS, KMI, etc.) pour discuter et obtenir des informations supplémentaires, des clarifications et une interprétation des politiques si nécessaire.
longue description
Responsabilités financières
- Aider à la préparation et à la coordination des activités financières sur les fonds du PR et du FOP.
- Compilez et consolidez des données provenant de diverses sources dans des états financiers et préparez des feuilles de calcul. Surveiller les dépenses, examiner les paiements et rapprocher les comptes.
- Enquêter sur les anomalies et les charges erronées et prendre des mesures correctives et / ou proposer / discuter des solutions avec le chef de l’unité de soutien.
Responsabilités budgétaires
- Aider à contrôler les comptes de la Division et proposer des ajustements pertinents pour une utilisation optimale du budget.
- Effectuer des opérations pour autoriser et effectuer des dépenses sous tous les types de financement, préparer, consolider les données budgétaires et mettre à jour les bases de données.
- Contrôler et / ou préparer des estimations de coûts et faire le suivi avec les unités de travail / collègues concernés.
- Préparer des rapports et des statistiques relatifs au budget en s’assurant que les données sont correctes; identifier les irrégularités et entreprendre des transactions pour corriger les erreurs / omissions et appuyer la préparation de la documentation du programme et budget et du plan de travail.
COMPÉTENCES (Core / Managerial)
Responsabilité (C)Communication (C)Innovation (C)Partage des connaissances et amélioration continue (C)Planification et organisation (C)Focalisation sur les résultats (C)Travail d’équipe (C)
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
- Diplôme d’études secondaires, techniques et / ou professionnelles.
L’expérience professionnelle
- Minimum 8 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif.
Aptitudes et compétences
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris des compétences en rédaction.
- Excellentes capacités d’organisation et de coordination; aptitude à établir des priorités et à suivre ses propres plans de travail; flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail.
- Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes.
- Capacité à travailler sous pression, à faire face à des situations complexes et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
- Forte orientation service / client.
- Capacité à contribuer au teambuilding.
- Intégrité professionnelle et bon sens du jugement.
- Discrétion, tact, diplomatie.
- Excellentes compétences informatiques (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, etc.); bonne connaissance de SAP.
Langues
- Excellente connaissance de l’anglais ou du français et bonne connaissance de l’autre langue.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
Éducation
- Formation / certification spécialisée dans des domaines administratifs ou connexes.
L’expérience professionnelle
- Expérience dans un environnement international.
- Expérience professionnelle dans le domaine des opérations de rétrofacturation.
Compétences / Compétences
- Connaissance des règles financières et administratives, des règlements, des procédures et des pratiques standard de l’ UNESCO.
- Connaissance des outils de conférence et de documentation de l’UNESCO (DMS, DCPMS, eMeets) ainsi que d’autres applications d’entreprise (Contract Management, Sister).
- Connaissance du fonctionnement des comptes spéciaux de l’UNESCO.
Langues
- Connaissance d’une autre langue officielle de l’UNESCO (arabe, chinois, russe ou espagnol ).