Recrutement Assistant administratif de projet (OIT)

Classe : G4  

N° de poste vacant :  DC/PRISTINA/GS/2022/01
Date de publication : 10 mai 2022 Date
limite de candidature (minuit heure de Pristina) : 24 mai 2022

ID du poste : 8333  
Département : RO-Europe et Asie centrale  
Unité organisationnelle : DWT/CO-Budapest  
Emplacement : Pristina   
Type de contrat : Durée déterminée 

Durée du contrat :  1 an avec possibilité de prolongation en fonction de la disponibilité des financements 

En vertu de l’article 4.2, paragraphe (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique ne relève pas de l’annexe I du Statut du personnel et se fait par sélection directe par le Directeur général.

Afin de soutenir le processus le mieux informé pour pourvoir le poste vacant susmentionné par sélection directe, l’OIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

Sont éligibles pour postuler :

• Candidats internes du BIT conformément aux paragraphes 31 et 32 ​​de l’annexe I du Statut du personnel.
• Candidats externes*

*Le processus de recrutement pour les postes des services généraux est soumis à des critères spécifiques de recrutement local et d’éligibilité.

L’OIT valorise la diversité au sein de son personnel et accueille les candidatures féminines qualifiées.

Les nominations au titre de la coopération technique ne sont pas censées déboucher sur une carrière au BIT et elles ne comportent aucune attente de renouvellement ou de conversion vers tout autre type de nomination au sein de l’Organisation. Un contrat à durée déterminée d’un an sera proposé. Les prolongations de contrats de coopération technique sont soumises à divers éléments, notamment : la disponibilité de fonds, le besoin continu des fonctions et une conduite et des performances satisfaisantes.

*Conditions d’emploi des candidats externes : Conformément à la pratique en vigueur au BIT, la nomination d’un candidat externe se fera normalement au premier échelon de ce grade. Le salaire d’entrée pour ce poste est de 15 568 euros par an.

Introduction

(informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera)

Ce poste est situé à Pristina, au Kosovo* et fait partie de l’équipe du travail décent de l’OIT/Bureau national pour l’Europe centrale et orientale (DWT/CO-Budapest). DWT/CO-Budapest fournit un soutien technique et des conseils liés à l’agenda de l’OIT dans 18 pays d’Europe centrale et orientale (pour plus d’informations, voir www.ilo.org/budapest). 

L’Agence suédoise de coopération internationale au développement (SIDA) a récemment décidé de financer un projet sur la promotion du travail décent par le renforcement de la gestion de la sécurité et de la santé au travail au Kosovo*, qui sera géré et mis en œuvre par l’OIT avec le soutien d’ONU Femmes pour des composantes spécifiques. 

Le projet a trois objectifs principaux : 
1. Aligner la législation SST sur les directives de l’UE et les conventions de l’OIT
2. Aligner le système d’inspection du travail sur les normes pertinentes de l’OIT et les pratiques de l’UE
3. Améliorer le système de gestion de la SST en renforçant la gestion des connaissances et le renforcement des capacités
 

Lignes hiérarchiques

L’assistant de projet travaillera sous la supervision directe du coordinateur de projet de l’OIT et sous la direction générale du spécialiste principal de la protection sociale au DWT/CO-Budapest. L’assistant de projet travaillera également en étroite collaboration avec l’assistant de programme de DWT/CO-Budapest et, au besoin, avec des collègues du département LABADMIN/OSH au siège de l’OIT.

* Toutes les références doivent être comprises sous UNSCR1244 

Description des devoirs

1. Rédiger la correspondance standard, taper et formater une variété de documents liés aux activités du projet (correspondance, rapports, documents techniques, présentations) conformément aux exigences de l’OIT et en utilisant un logiciel approprié.

1. Fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou ateliers organisés dans le cadre du projet aux niveaux national et/ou régional. Cela peut inclure la prise d’arrangements logistiques, la préparation de lettres d’invitation et la dactylographie, la compilation et la distribution de documents de travail et d’autre matériel.

1. Soutenir les tâches de gestion des connaissances du projet à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation et assurer une communication efficace par e-mail et site Web avec le siège, les bureaux régionaux et nationaux.

1. Tenir à jour des fichiers et des dossiers officiels en temps opportun et ordonnés liés aux activités du projet. Recherchez et sélectionnez les informations et dossiers pertinents pour les fonctionnaires sur demande.

1. Assurer la liaison/demander des services à d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches.

1. Processus et achèvement en temps opportun pour l’organisation du voyage, y compris l’autorisation de voyage, la réservation d’hôtel, l’organisation du voyage, les visas, les cartes d’identité, les permis de conduire, la sécurité et les autres autorisations requises.

1. Compiler, calculer et préparer des estimations de coûts et préparer des documents et du matériel pour les missions des collègues, des personnes ressources et des participants aux réunions, séminaires et activités liées au projet.

1. Préparer des données et des états financiers de routine pour les activités liées au projet. Entrer des données dans l’ordinateur en classant et en codant les transactions.

1. Préparer et traiter les transactions dans IRIS, y compris les contrats, les demandes de voyage, les bons de commande, les demandes d’achat et les autorisations de paiement externes.

1. Organiser le paiement des personnes ressources, telles que l’indemnité journalière de subsistance. Rédiger la correspondance liée au paiement et assurer le suivi. Peut effectuer des décaissements à partir de la petite caisse. Tenir des registres de ces débours et balancer les comptes au besoin.

1. Maintenir et mettre à jour les bases de données du programme et du projet et le système de classement du projet. Maintenir des systèmes de suivi, de surveillance et/ou de rapport concernant les allocations et les dépenses.

1. Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur.

Qualifications requises

Éducation

Achèvement des études secondaires.

Vivre

Expérience de bureau générale de trois à quatre ans. Expérience pratique sur les progiciels de bureautique standard et le courrier électronique requis par l’unité de travail (par exemple, WORD, EXCEL, PowerPoint).

Compétences

Parmi les neuf compétences de base de l’OIT, les compétences suivantes sont particulièrement importantes pour ce poste :
intégrité et transparence, assumer la responsabilité de la performance, orientation qualité Sensibilité et diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances, orientation vers le changement

• Capacité à organiser son propre travail.
• Capacité à hiérarchiser les affectations de travail, à organiser son propre horaire, à effectuer des travaux de routine de manière indépendante, à respecter les délais et à s’adapter aux demandes changeantes et aux tâches multiples.
• Maîtrise des logiciels informatiques de base (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres progiciels requis par le Bureau
• Capacité d’obtenir des services d’autres unités de travail à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau pour l’exécution des tâches
• Capacité à travailler en équipe et à gérer une lourde charge de travail sous la pression du temps.
• Connaissance des pratiques et procédures de préparation des documents administratifs et de maintien du système de fichiers ;
• Capacité de rédiger de la correspondance et de corriger des documents conformément aux normes établies;
• Précision et capacité à prêter attention aux détails;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Expérience en service à la clientèle afin de fournir des réponses courtoises, rapides et efficaces aux clients internes.
• Compréhension des principes de non-discrimination et d’égalité des sexes.

Langues

Excellente connaissance de la langue de travail du lieu d’affectation et bonne connaissance de l’anglais.

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